2022年07月21日
何宜岸
在21世紀的今天，不論是在物質需求上還是在精神追求上，人們的要求都越來越高，而數字賦能等技術挖掘才是真正能激發市場活力的創新應用。將數字技術應用于檔案管理，將對檔案管理的理念、方式、內容產生變革性影響，會將檔案管理變得更加科學智慧。
數字賦能作為一個新的概念，主要是隨著數字技術的超快發展，利用互聯網、大數據、網格計算和人工智能等技術通過特定的方式給予我們能力，以此改變傳統的工作、生活方式。在21世紀的今天，不論是在物質需求上還是在精神追求上，人們的要求都越來越高，而數字賦能等技術挖掘才是真正能激發市場活力的創新應用。將數字技術應用于檔案管理，將對檔案管理的理念、方式、內容產生變革性影響，會將檔案管理變得更加科學智慧。
一、數字賦能檔案管理的價值前景
在當前5G技術和大數據信息技術的驅動下，檔案信息和用戶需求總量明顯上升，充分利用數字技術，能夠減少繁瑣流程和工作環節，實現檔案管理的轉型升級。
（一）提高工作人員技能素質
面對當前數字賦能對檔案管理的沖擊，基于當前管理發展的趨勢和檔案工作的現狀，未來定是理論知識與數字技術、檔案工作相結合的新型模式，這就必然會促使工作單位不斷優化人員配置、加強人員培訓，促使員工學習新技術、新方法，提高工作素養，努力適應數字時代下檔案管理理念和工作操作流程，實現常規管理工作更加科學、便捷、規范和系統。
（二）提高檔案管理工作效率
傳統的檔案管理一般采用的是人工編輯、整理、分類、歸檔，不僅工作繁瑣、效率低下，而且經常會出現紕漏。采用數字化管理可以極大地釋放人工工作量，減少由于人工操作出現的漏洞。利用數字化儲存、機器鑒定整理歸檔，可以有效提高檔案工作效率，提升鑒定標準，實現檔案資源數字化、管理智能化、工作流程簡單化，大大縮減了管理時間和管理成本。
（三）提高檔案管理安全性
社會信息化提升了信息的地位，而信息安全是任何國家、政府、行業部門都需要重視的問題，尤其在檔案管理工作中，各種檔案的保密性和隱私問題尤為重要。在傳統的檔案管理工作中，檔案的保密性沒有被充分重視，容易出現信息資源的泄漏遺失。數字化技術可以加密檔案信息，改變以往只靠封條進行保密的模式。數字賦能將引入密碼技術、人臉識別技術、指紋技術、防火墻技術、數字化備份等信息安全相關技術手段。安全保密措施的引入對于提升檔案管理的安全性具有深刻的意義，極大地提高了檔案的保密性與安全性。
（四）提升檔案管理服務體驗
搭建技術賦能管理模式從用戶需求出發，改變了以往的閱覽、展示、咨詢等被動工作模式。新型的數字體驗服務管理模式，了解用戶的習慣和想法，構建檔案智慧平臺，利用數據挖掘、新媒體服務、精準推送等方式切實高效、有針對性地解決用戶問題，提高用戶認可度。
二、數字賦能檔案管理的模式建設
目前，數字技術發展已有一定成熟的基礎，包括設備、技術和應用完整的產業體系。設備層是由云平臺和人工智能為核心構成的技術設備，技術層由數據挖掘、智能識別等技術構成，應用層是數字技術在檔案領域的融合與應用。數字賦能服務體系是推動數字產業與檔案管理實現深度融合的成果。
（一）檔案資源整合
館藏資源數字化是將檔案館原有的實體資源，通過數字技術手段處理形成電子檔案。目前常見的技術手段為圖譜識別、語音識別、自然語言處理、語義關聯等，通過這些技術手段助力檔案資源整合，可以大大提高工作效率。還可以將檔案資源融入各類數據庫的資源系統，如全文比對數據庫、多媒體信息數據庫、專業檔案數據庫、歷史文獻數據庫等。
開放資源整合是指收集企事業單位、網絡（包括社交媒體、圖書館平臺、博物館平臺）的數據服務平臺的資源，形成能夠滿足用戶需要、興趣偏好的用戶數據資源庫，打破“信息孤島”，形成“數字大陸”。這些數據資源的整合能夠使檔案服務更加有針對性，提升檔案用戶服務體驗，但整合數據資源需要面對與多部門合作的困難，而且隱私安全必須加強。
（二）檔案平臺建設
檔案平臺技術化依賴于信息軟件、人工智能、大數據等信息技術，其中以數字技術為支撐。要實現檔案科學化管理，搭建技術化平臺是檔案管理工作的前提，技術賦能能夠應用到各項檔案工作中，從而提升檔案服務水平。比如，在檔案管理過程中應用圖像和音頻識別、外語和方言處理、OCR技術和專家系統等技術，可以切實實現全方位自動化辦公。
利用數字技術建立檔案服務云平臺，能夠減少人工成本，同時降低運營維護修繕相關費用，提高該平臺利用率。尤其在智慧檢索方面，能夠讓用戶的服務體驗不受地域限制。
（三）用戶精準體驗
虛擬智慧引導充分發揮VR技術的作用來滿足用戶的需求，利用自然語言識別、3D視覺、AR、智能交互等技術深度分析館內檔案資源及用戶服務數據，構建虛擬時空的畫面，模擬用戶所查找檔案的特定時間背景、空間場景及歷史畫面，讓用戶身臨其境地體驗即時性情景。
交互式推送是堅持遵循用戶需求的原則，構建精準用戶對應服務模式，為用戶提供后臺信息推送。精細、準確地匹配用戶實際需求是需要建立在數字化的深度算法的基礎上的，利用數字人工智能提高檔案服務的針對性，滿足不同年齡階段、不同知識結構的用戶的個性化興趣偏好，能夠為提供持續性檔案智慧服務奠定基礎。
（四）反饋與優化
反饋與評價是指數字賦能檔案管理模式需要通過服務后評價，實現平臺系統自動更新，根據用戶反饋內容不斷提升各項檔案服務水平。服務反饋與評價主要是面向檔案服務對象，對檔案智慧服務的資源內容、個性化的體驗感等方面及時做出反饋，運用數字化算法進行總結。
改進與優化是數字化技術在嵌入檔案管理工作中發揮系統自動更新優化的過程，自動收集用戶的反饋與評價內容，在總結分析后進行智能優化升級，通過實現檔案管理服務的良性循環，吸引更多的用戶。自動優化過程能夠篩選用戶感興趣的資源內容、區分資源類別、過濾吸引力較差的資源，不斷提升檔案用戶服務的精準度和滿意度。
數字賦能檔案管理模式為檔案管理工作帶來變革性影響，將數字技術嵌入檔案管理工作，能夠智慧性地滿足用戶對檔案的需求，實現檔案工作的升級轉型。在保證檔案信息安全性的前提下，能夠改變傳統檔案工作中技術落后、效率低下等問題，構建數字賦能檔案管理模式在檔案管理工作中將發揮重要影響力。
（作者單位：中國電影資料館）
